Disse retningslinjer gælder for alle former for tjenesterejser, som medarbejdere ved Institut for Klinisk Medicin (IKM) påtager sig i kraft af deres ansættelsesforhold. Reglerne gælder også, hvis rejsen er finansieret af forskningsmidler, EU-finansierede projekter og lign.
Hvis du ønsker at modtage godtgørelse efter endt tjenesterejse, skal relevant dokumentation m.m. være indtastet i AU’s udgiftsafregningssystem, AURUS, senest én måned efter hjemkomst. Dette gælder ved alle typer af godtgørelse. Yderligere skal du være opmærksom på, at to forskellige tjenesterejser ikke kan afregnes samtidigt. Alle tjenesterejser afregnes hver for sig i AURUS.
RejsUd er det system, som Aarhus Universitet anvender til rejse- og udgiftsafregninger.
Husk at uploade alle relevante bilag, herunder kvitteringer, kursusbeskrivelse, konferenceprogram, m.m. Du kan med fordel skanne alle bilag i ét samlet pdf-dokument og henvise til samme bilag for alle udgifter.
Hvis et bilag er forsvundet skal du udfylde en tro og love erklæring.
Brugeroprettelse (skal åbnes i Internet Explorer)
Som udgangspunkt skal du altid anvende den billigst mulige transportform. Dog kan du efter aftale med nærmeste leder få dispensation til at rejse på 1. klasse i toget, såfremt du har et ekstraordinært behov for at forberede dig eller arbejde i toget.
Carlson Wagonlit Travel (CWT) er det rejsekonsulentfirma, som AU samarbejder med. Det betyder at hvis du ikke booker fx fly direkte ved flyselskabet, skal du bruge CWT - du må ikke bruge andre rejseselskaber - heller ikke online (fx Momondo).
Du har mulighed for at booke fx fly eller hotel gennem CWT.
AU har en indkøbsaftale med rejsebureauet CWT, som skal benyttes hvis du bestiller rejser via et rejseselskab. Alternativt kan du bestille flyrejser direkte hos det enkelte flyselskab. På grund af indkøbsaftalen med CWT må du ikke bestille flybilletter hos fx Momondo eller andre (online) rejseselskaber.
Der refunderes kun udgifter til flybilletter på økonomiklasse. Hvis du af helbredsmæssige årsager ønsker dispensation til at flyve på businessclass skal denne søges hos institutlederen.
Hvis du er medarbejder ved AU og rejser i forbindelse med dit arbejde er du dækket af tjenesterejseforsikring, som AU har gennem Europæiske. Du er også dækket hvis du ikke er AU-ansat (gælder fx forskningsårsstuderende), men rejser i AU-regi og får udgifterne dækket via en AU-konto.
Der udleveres ikke længere fysiske forsikringskort - men hvis du har brug for det, kan du printe det selv direkte fra Europæiskes hjemmeside.
Skal du booke hotel i Danmark er det nemt at anvende AU's hotelaftaler (kan kun tilgås fra en AU computer/netværk). Vær opmærksom på, at prisen skal holde sig inden for hoteldispositionsbeløbet på kr. 1.020/nat (2017-niveau).
Obs! Airbnb må ikke benyttes ved ophold i Danmark.
For hotelovernatninger i udlandet er der et nationsspecifikt dispositionsbeløb. De gældende dispositionsbeløb kan altid findes i satsreguleringscirkulæret på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside.
Du kan booke et hotelværelse gennem CWT, du kan kontakte et hotel direkte, eller du kan benytte dig af www.airbnb.com.
Du skal altid følge AU’s generelle regler og aftaler for indkvartering.
Du kan få refunderet udgifter til overnatning på hotel eller lignende via AU’s udgiftsafregningssystem AURUS mod forevisning af kvittering for betaling.
Hvis du overnatter privat, kan du via AURUS få udbetalt et ’udokumenteret nattillæg’ på kr. 209,00/nat (2017-niveau).
Formålet med det ’udokumenterede nattillæg’ er at sætte dig i stand til at sige "tak for ulejligheden".
Hvis du er fastansat medarbejder ved Aarhus Universitet og rejser i forbindelse med dit arbejde, kan du anmode om et kreditkort. Vær opmærksom på, at dette ikke gælder forskningsårs- og specialestuderende.
Ansøgning om kreditkort (herunder ansøgning om forhøjelse af beløbsgrænse) skal altid sendes til underskrift hos institutleder via clin@au.dk
Skal dit kreditkort spærres, eller har du glemt din pinkode, ring da til (+45) 36 73 74 50.
Kørsel i egen bil godtgøres som udgangspunkt med den lave kilometer takst: kr. 1,93/km. (2017-niveau).
Vær opmærksom på, at AU’s forsikring ikke dækker skader på private biler, selvom de bruges i arbejdstiden.
For ansatte som forventes at bruge deres private bil rutinemæssigt for at udføre deres arbejde, kan der udstedes en skriftlig kørselsbemyndigelse. Med en skriftlig kørselsbemyndigelse er du berettiget til den høje kilometertakst på kr. 3,53/km. (2017-niveau). Dette gælder dog kun for de første 20.000 km. pr. kalenderår, herefter sænkes taksten til kr. 1,93/km. (2017-niveau).
Institutlederen er den eneste, der kan udstede en skriftlig kørselsbemyndigelse. For at søge om en sådan skal du udfærdige en kort ansøgning med begrundelse for, hvorfor den høje kilometertakst er nødvendig. Ansøgningen skal sammen med en indstilling fra nærmeste leder sendes til clin@au.dk.
Kørsel i udlandet godtgøres altid efter den lave takst, uanset om du har en skriftlig kørselsbemyndigelse.
Kørsel på egen cykel eller knallert godtgøres altid med kr. 0,52/km. (2017-niveau).
Vær opmærksom på, at AU’s forsikring ikke dækker skader på private cykler eller knallerter, selvom de bruges i arbejdstiden.
Tjenesterejsens karakter afgør, hvordan udgifter til måltider o.lign. godtgøres. Der skelnes mellem 2 rejse- og godtgørelsesformer.
Uanset rejsemålet skal godtgørelsen af rimelige merudgifter til måltider ske mod dokumentation, fx ved kvitteringer. Der kan derfor ikke udbetales timepenge i forbindelse med endagsrejser. Refusioner foregår altid via AU’s rejse- og udgiftsafregningssystem AURUS.
Udgangspunktet er, at godtgørelse for denne type rejse ydes i form af time- og dagpenge. Dog kan man ved anmodning hos institutsekretariatet få tilladelse til at modtage godtgørelse via refusion af rimelige merudgifter og måltider imod fremvisning af dokumentation via AU’s udgiftsafregningssystem AURUS.
Time- og dagpenge udbetales til dækning af merudgifter til måltider, småfornødenheder, transport på bestemmelsesstedet o.l. Der skal ikke foreligge dokumentation for afholdte udgifter i forbindelse med udbetaling af time- og dagpenge.
Godtgørelse via ’time- og dagpenge’ er som udgangspunkt ikke skattepligtigt, når rejsen er under 12 måneders varighed.
Dagpengebeløbet udbetales for hver fulde 24 timer en tjenesterejse har varet, når den har været forbundet med overnatning. Derudover udbetales timepenge for hver påbegyndt time, rejsen varer ud over hele døgn. Der kan således aldrig alene udbetales timepenge. Timepenge udgør 1/24 af dagpengebeløbet. Der er ikke fastsat konkrete dagpengesatser for alle lande. Hvor der ikke er en konkret sats, henvises til at se disse i satsreguleringscirkulæret på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside.
’Rimelige merudgifter’ anses som bestemt af den gældende dagpengesats i det pågældende land. Ved refusion af ’rimelige merudgifter’ bruges følgende takster (beløb gældende for ophold i Danmark):
Institut for Klinisk Medicin råder over en tjenestebil, som det anbefales, at man bruger så vidt det er muligt. Læs mere om hvordan du booker tjenestebilen.
Som udgangspunkt refunderes udgifter til transport, såfremt transporten er nødvendig i forhold til at varetage dine arbejdsopgaver. Det gælder også for deltagelse i kompetenceudvikling/kurser. Derudover gælder, at den billigste og/eller mest effektive transportform altid skal vælges.
På baggrund af kvitteringer/billetter kan du få refunderet udgifter til bro, færge og parkering (i forbindelse med en tjenesterejser). Vær opmærksom på, at en dankortkvittering ikke i sig selv er tilstrækkelig dokumentation. Hvis du mister en billet eller kvittering, skal du udfylde en tro- og loveerklæring, som kan gøre det ud for den bortkomne dokumentation.