Nyhedsbrev / Newsletter November 2022

Kære alle

I denne udgave kan I finde information om et forestående online medarbejdermøde, opfølgning på seneste APV-undersøgelse, indstillinger til ph.d. prisen og en vigtig påmindelse til bevillingshavere.

Housewarming trak fuldt hus i Forum
Tusind tak til alle jer, der deltog i instituttets housewarming og uofficielle indvielse af ledelsessekretariatets nye hovedkvarter i Forum-bygningen den 31. oktober. Ca. 150 medarbejdere, kolleger og venner kiggede forbi og bidrog til den festlige stemning på en eftermiddag, der blev brugt på hyggelige samtaler, indtagelse af forfriskninger og rundvisninger i sekretariatets nye lokaler og på de øvrige etager i Forum.

Deltag i online medarbejdermøde
Mandag den 19. december klokken 15 er I alle inviteret til online medarbejdermøde over en Zoom-forbindelse. Mødet giver en mulighed for at få drøftet både store og små spørgsmål, der trænger sig på. Lige som de forrige gange vil det være jer medarbejdere, der bestemmer dagsordenen, og jeg vil efter bedste evne bevare jeres spørgsmål. I er også velkomne til at bringe emner, som I mener bør drøftes, på banen inden mødet ved at skrive til mig på jf@clin.au.dk. Af hensyn til udenlandske kolleger og ph.d.-studerende vil mødet blive afholdt på engelsk. Deltag i Zoom-mødet ved at trykke på linket her.

UPL-ordning giver bedre klinikophold for studerende
Det er efterhånden et par år siden, at Region Midtjylland og AU Health aftalte, at der på alle afdelinger med medicinstuderende i klinikforløb skulle ansættes en uddannelsesansvarlig prægraduat lektor (UPL) for at sikre, at de studerende får det optimale ud af deres klinikophold. Ordningen har på kort tid vist sig som en succes trods en vanskelig start i det første corona-efterår i 2020. Som UPL bliver man som speciallæge frikøbt for at dedikere sin tid til organisering af klinikophold og systematisk kompetencevurdering og feedback. Ordningen ”klæder de studerende bedre på til lægerollen og til de praktiske aspekter af det lægelige arbejde”. Det var konklusionen, da UPL-udvalget 3. november afholdt sit andet årsmøde på Regionshospitalet i Gødstrup. Læs mere om UPL-funktionen og baggrunden for ordningen på IKMs medarbejdersite.

6 fokusområder i opfølgning på APV
Som nævnt i et tidligere nyhedsbrev har arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsudvalget gennemgået resultaterne af seneste APV-rapport. Det har nu udmøntet sig i seks konkrete handleplaner, der sætter fokus på forbedringer af både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Handleplanerne omhandler:

• Forbedring af trivsel ved en bedre balance mellem opgaver og tid og mindre stress.
• Social tryghed mhp. forebyggelse af krænkende adfærd
• Vigtigheden af MUS
• Informationsflow
• Ergonomi på kontorpladser
• Arbejdspladshensyn og -adfærd.

Lederkredsen er blevet orienteret om handleplanerne, som er tilgængelige i APV-portalen. Eventuelle spørgsmål i forbindelse med APV-opfølgningen kan rettes til koordinerende arbejdsmiljøleder Tina Bach Aaen på tina.bach.aaen@clin.au.dk.

Hvem skal have ph.d.-prisen 2023?
Det er ved at være tid til at indstille kandidater til Aarhus Universitets Forskningsfonds ph.d.-priser, som tildeles ”særligt fremragende ph.d.-projekter ved Aarhus Universitet”.
Forskningsfonden vil i 2023 uddele fem priser, der belønnes med en check på 50.000 kroner, og det er som udgangspunkt kandidater, som har fået tildelt ph.d.-graden i kalenderåret 2022, der kan komme i betragtning. Ph.d.er, der har indleveret afhandlingen i 2022, kan dog også indstilles, hvis graden endeligt er tildelt senest 1. februar 2023. Priserne vil blive uddelt ved et arrangement i Aulaen onsdag den 24. maj 2023. Indstillinger skal sendes direkte til Louise Nygaard Kristensen på lnk@au.dk senest torsdag den 1. december. Læs mere om retningslinjer for indstillinger i vedhæftede pdf-fil.

Fælles forskningsstrategi justeres efter høringsproces
Som nævnt i et tidligere nyhedsbrev arbejder AU og AUH på en fælles strategi for den kliniske forskning, der bl.a. skal sikre de bedste vilkår for forskning og udvikling for forskere på alle niveauer. Udkastet til forskningsstrategien har nu været i høring, og jeg vil gerne sige en stor tak for de høringssvar, vi har modtaget, og for den tid og energi, der er lagt i svarene. Det vidner om stort engagement for forskningen og for samarbejdet mellem AU og AUH. VI er nu i gang med at revidere strategien på baggrund af høringssvarene sammen med fakultetet og Hospitalsledelsen i forhold til de indkomne høringssvar, så strategien kan blive endnu bedre. I hører nærmere, når den endelige strategi foreligger, og arbejdet med implementeringen går i gang.

Husk at realisere overheadindtægter på eksterne bevillinger
Igen i år har I som medarbejdere været utrolig flittige til at skrive ansøgninger, som er blevet støttet og derigennem får instituttet samlet set en stor tilgang af eksterne midler. Jeg vil gerne anerkende den kæmpestore indsats I gør for at sikre det økonomiske fundament for jeres forskningsmuligheder. På trods af stor tilgang af midler og et stort forbrug på de eksterne midler, kan forbruget desværre ikke i tilstrækkelig grad ses på de bevillinger, der belagt med overhead. Husk, at overhead først udmøntes i takt med, at en bevilling bruges, og instituttets budget for 2022 har kalkuleret med det forbrug, som er meldt ind af bl.a. forskningslederne.
På grund af instituttets aktuelle økonomisk situation er det meget vigtigt, at vi når i mål i forhold til den forventede overheadindtægt. Jeg vil derfor bede alle jer bevillingshavere, som har overhead belagte bevillinger om at sikre, at I når at få realiseret det forbrug og den overhead, som I senest har meldt ind til ØR3 2022 – både for jeres egne og for øvrige bevillinger med overhead i jeres afdeling eller enhed. Eventuelle spørgsmål i den forbindelse kan rettes til mig på jf@clin.au.dk. 

Venlig hilsen
Jørgen Frøkiær

Dear All

In this edition you can find information about an upcoming online staff meeting, follow-up on the latest APV survey, options for Ph.D. the price and an important reminder to grantees.

Housewarming drew a full house in the Forum
Many thanks to all of you who participated in the departments housewarming and unofficial inauguration of the management secretariat's new headquarters in the Forum building on October 31. Approx. 150 employees, colleagues and friends stopped by and contributed to the festive atmosphere in an afternoon that was spent in pleasant conversations, refreshments and tours of the secretariat's new premises and on the other floors of the Forum.

Online employee meeting
Monday, December 19 at 3 p.m. you are all invited to an online employee meeting over a Zoom connection. The meeting provides an opportunity to discuss both large and small issues that need to be addressed. Just like the previous times, it will be you employees who decide the agenda, and I will keep your questions to the best of my ability. You are also welcome to bring up topics that you think should be discussed before the meeting by writing to me at jf@clin.au.dk. For the sake of foreign colleagues and PhD students, the meeting will be held in English. Join the Zoom meeting by clicking the link here.

The UPL scheme provides better clinical stays for students
It has now been a few years since Region Central Jutland and AU Health agreed that all departments with medical students in clinical courses should employ an education-responsible pregraduate lecturer (UPL) to ensure that the students get the most out of their clinical stay. In a short time, the scheme has proven to be a success despite a difficult start in the first corona autumn of 2020. You are freed to dedicate your time to organizing clinic visits and systematic competence assessment and feedback. The scheme "equips the students better for the role of doctor and for the practical aspects of medical work". That was the conclusion when the UPL committee held its second annual meeting at the Regionshospitalet in Gødstrup on November 3. Read more about the UPL function and the background to the scheme on IKM's employee site.

6 focus areas in follow-up on APV
As mentioned in a previous newsletter, the working environment organization and the cooperation committee have reviewed the results of the latest APV report. This has now resulted in six concrete action plans that focus on improvements to both the physical and psychological working environment. The action plans cover:

- Improvement of well-being through a better balance between tasks and time and less stress.

- Social security prevention of abusive behaviour

- The importance of MUS

- Information flow

- Ergonomics in office spaces

- Workplace considerations and behavior.

The department management has been briefed on the action plans, which are available in the APV portal. Any questions in connection with the APV follow-up can be addressed to coordinating occupational health and safety manager Tina Bach Aaen at tina.bach.aaen@clin.au.dk.

Who will receive the PhD award in 2023?
It is almost time to nominate candidates for the Aarhus University Research Fund's PhD awards, which are awarded to "particularly outstanding PhD projects at Aarhus University".

In 2023, the research foundation will award five prizes, which will be rewarded with a check for DKK 50,000, and candidates who have been awarded the PhD degree in the calendar year 2022 can be considered. However, PhDs who have submitted their dissertation in 2022 can also be nominated if the degree is finally awarded no later than February 1 2023. The prizes will be awarded at an event in the Aula on Wednesday May 24 2023. Nominations must be sent directly to Louise Nygaard Kristensen at lnk@au.dk no later than Thursday December 1. Read more about guidelines for settings in the attached pdf file.

Joint research strategy is adjusted according to the consultation process
As mentioned in a previous newsletter, AU and AUH are working on a joint strategy for clinical research, which among other things will ensure the best conditions for research and development for researchers at all levels. The draft of the research strategy has now been consulted, and I would like to say a big thank you for the consultation responses we have received and for the time and energy put into the responses. This testifies to great commitment to research and to the collaboration between AU and AUH. WE are now in the process of revising the strategy on the basis of the consultation responses together with the faculty and the Hospital Management in relation to the received consultation responses, so that the strategy can be even better. You will hear more when the final strategy is available and work on the implementation begins.

Remember to realize overhead income on external grants
Again this year, you as employees have been incredibly diligent in writing applications, which have been supported and through this the department receives a large influx of external funds overall. I would like to acknowledge the enormous effort you are making to secure the financial foundation for your research opportunities. Despite a large influx of funds and a large consumption of the external funds, the consumption cannot unfortunately be seen to a sufficient extent in the grants covered by overhead. Remember that overhead is only paid as a grant is used, and the departments budget for 2022 has calculated with the consumption reported by e.g. the research leaders.

Due to the departments current financial situation, it is very important that we reach the target in relation to the expected overhead income. I would therefore like to ask all of you grant holders who have grants covered by overhead to ensure that you manage to realize the consumption and overhead that you have most recently reported for ØR3 2022 - both for your own and for other grants with overhead in your department or unit. Any questions in this regard can be directed to me at jf@clin.au.dk.

Best regards
Jørgen Frækiær