Nyhedsbrev / Newsletter November 2024
Nyheder og information fra instituttet / News and information from the department
See English version below
Kære alle
Velkommen til endnu et nyhedsbrev fra IKM, der indeholder både gode nyheder og vigtige påmindelser.
Først og fremmest kan vi se frem til 2025 med en ny fuldtallig institutledelse, da vi fra 1. januar byder velkommen til to nye viceinstitutledere.
Nyhedsbrevet indeholder også praktisk information om den nye proces for at få underskrifter, frister for indberetning i Pure, og opdatering om implementering af planlægningssystemet Timetable.
To nye viceinstitutledere på plads
Det er med stor glæde, at jeg kan meddele, at vi 1. januar 2025 byder velkommen til to nye viceinstitutledere her på IKM.
Tine Brink Henriksen har takket ja til stillingen som viceinstitutleder for forskning og overtager dermed stafetten efter Ellen-Margrethe Hauge. Tine Brink Henriksen kender I som klinisk professor her på IKM og ledende overlæge på Børn og Unge på AUH, og hun glæder sig til at indtræde i ledelsen. ”Det er en enestående mulighed for at være med til at forme og realisere instituttets forskningsstrategier – i tæt dialog med universitetets ledelse og forskere og i det vigtige samarbejde mellem universitet og hospital,” siger Tine.
Annette de Thurah som er professor på Led og Bindevævssygdomme her på IKM og bliver viceinstitutleder med ansvar for talentudvikling.
”Det er så vigtigt, at den forskningsmæssige fødekæde sikres, så vi hele tiden får rekrutteret og uddannet nye talentfulde forskere. Jeg glæder mig meget til at samarbejde med alle på instituttet om denne spændende opgave,” siger Annette. Jeg glæder mig meget til samarbejdet med Annette og Tine, der nu sikrer, at institutledelsen er fuldtallig fra 2025’s begyndelse. De vil begge få mulighed for at præsentere sig selv nærmere i det nye år.
Tak for opbakningen til Annual Research Meeting
Tusind tak til alle der deltog i årets Annual Research Meeting 5. november. Med omkring 300 forskere på alle niveauer og fra hele instituttet blev det en dag med mange inspirerende diskussioner, nye indsigter og styrkede relationer på tværs af forskningsmiljøerne. Årsmødet spiller en vigtig rolle for både sammenhængskraften og kollegaskabet på instituttet, og jeres deltagelse og opbakning er afgørende, så tusind tak for det store engagement.
Vi glæder os allerede til at se jer igen til næste år.
Skal I bruge min underskrift? Ny nødvendig proces
Næsten dagligt skal en eller flere bruge min underskrift på en fondsansøgning, et budget eller en anbefaling, og ofte opdager I først kravet om underskrift fra institutleder, når dokumentet skal sendes. Nogle møder derfor fysisk op i håb om, at jeg sidder klar med kuglepennen på kontoret, eller I ringer rundt i håb om, at en medarbejder/Julie kan skaffe jer min underskrift før frokost. Det holder ikke, ofte er jeg ikke engang i Aarhus, og derfor gælder fra nu af disse regler:
- Send jeres ansøgninger / budgetter / anbefalinger i god tid til AC-fuldmægtig Berit Guldmann Hornstrup på bgh@clin.au.dk. Så får I en underskrift via Berit eller fra vores studentermedhjælper Ibrahim Omar (som mange kender fra TTO-kontrakterne. Disse skal fortsat sendes til Ibrahim).
- Berit/sekretariatet må underskrive dokumenter, der ikke indeholder lovning på økonomi. Hvis underskriften involverer løn, lokaler etc. skal I selv indhente og fremvise/fremsende en skriftlig accept fra mig. Ingen skriftlig accept på økonomi = ingen underskrift. Og sekretariatet skal, om der er økonomi i dokumenterne eller ej, have tid til at læse igennem, hvad der skrives under på.
Påmindelse: Frist for indberetning af publikationer i Pure
Den 19. januar 2025 er sidste frist for at indberette publikationer med udgivelsesår 2024 i Pure, så hvis du er forsker eller administrativ medarbejder, der registrerer publikationer i Pure, bedes du sikre følgende inden fristen:
- Er alle publikationer registreret i Pure? Tjek eventuelt oversigten på din AU-hjemmeside.
- Er udgivelsesstatus korrekt? Vær opmærksom på ændringer, der kan være sket siden indberetningen.
- Er Open Access-status opdateret?
Jeg vil også gerne opfordre til, at I allerede nu indberetter eventuel bibeskæftigelse i Pure. Deadline for dette er 1. marts 2025. Er I i tvivl om, hvordan det foregår, kan I læse vejledning her. Spørgsmål vedrørende Open Acces kan rettes til Open Access-supporten på oa@kb.dk og generelle spørgsmål om registrering i Pure kan rettes til Anne Korsgaard Kjeldahl fra AU Library på akk@kb.dk.
Timetable (PLAN) rammer nu undervisere og sekretærer på 2. og 3. semester
Undervisere og sekretærer på 2. og 3. semester af kandidatuddannelsen vil til foråret møde Timetable (undervisningsplanlægningssystem Plan). Instituttet har fået de første erfaringer i det forløbne efterår, hvor 1. semester Klinik og Sygdomslære 1 overgik til systemet, som nu rulles et skridt videre ud. De berørte undervisere på 2. og 3. semester får besked fra HE Studier om opstart og introduktion til systemet, så husk (også) i den forbindelse at tjekke jeres clin-mail. Timetable blev indført på Aarhus Universitet i 2021, og som I måske har hørt rygter om, har Institut for Klinisk Medicin brugt temmelig mange ressourcer på at få skemaet til at passe til både undervisere og de foruddefinerede rammer.
Venlig hilsen
Jørgen Frøkiær
Dear All
Welcome to another newsletter from IKM, featuring both exciting news and important reminders.
First and foremost, we look forward to 2025 with a complete management team at the department, as we welcome two new deputy heads starting January 1.
This newsletter also contains practical information about the new process for obtaining signatures, deadlines for reporting in Pure, and updates on the implementation of the Timetable scheduling system.
Two new Deputy Heads of Department in place
I am delighted to announce that on January 1, 2025, we will welcome two new deputy heads of department here at IKM.
Tine Brink Henriksen has accepted the position of Deputy Head of Department for Research, succeeding Ellen-Margrethe Hauge. Tine Brink Henriksen is known to many as a clinical professor at IKM and Chief Physician at the Department of Pediatrics and Adolescents at AUH. She is excited to join the management team. "This is a unique opportunity to help shape and implement the departments research strategies—in close dialogue with university leadership, researchers, and the vital collaboration between the university and the hospital," says Tine.
Annette de Thurah, a professor specializing in Joint and Connective Tissue Diseases at IKM, will become Deputy Head of Department with responsibility for talent development. "It is so important to secure the research talent pipeline so that we continuously recruit and train talented new researchers. I look forward to collaborating with everyone at the department on this exciting task," says Annette.
I greatly look forward to working with Annette and Tine, who will ensure that the management team is complete from the start of 2025. They will both have the opportunity to introduce themselves in more detail in the new year.
Thank you for supporting the Annual Research Meeting
A big thank you to everyone who participated in this year’s Annual Research Meeting on November 5. With approximately 300 researchers at all levels from across the department, it was a day filled with inspiring discussions, new insights, and strengthened relationships across research environments. The annual meeting plays a crucial role in fostering cohesion and camaraderie within the department, and your participation and support are essential. Thank you for your commitment and enthusiasm. We already look forward to seeing you again next year.
Need my signature? New required process
Almost daily, someone needs my signature on a grant application, budget, or recommendation. Often, the need for my signature is only discovered at the last minute, leading to urgent requests. Some show up in person, hoping I’m ready with a pen in hand, or call around trying to secure my signature before lunch. This is not sustainable, especially as I’m often not in Aarhus. From now on, the following rules apply:
- Send your applications, budgets, or recommendations well in advance to Berit Guldmann Hornstrup at bgh@clin.au.dk. You will receive the signature either via Berit or our student assistant Ibrahim Omar (who many know from TTO contracts—these should still be sent to Ibrahim).
- Berit/the secretariat may sign documents that do not involve financial commitments. If a signature involves wages, premises, etc., you must obtain and present/send written approval from me. No written approval for financial commitments = no signature.
- Regardless of whether financial commitments are involved, the secretariat must have time to review the documents before signing.
Reminder: Deadline for reporting publications in Pure
The deadline for reporting publications with a publication year of 2024 in Pure is January 19, 2025. Researchers or administrative staff responsible for registering publications in Pure should ensure the following by the deadline:
- Are all publications registered in Pure? Check the overview on your AU webpage if needed.
- Is the publication status correct? Be aware of any changes since registration.
- Is the Open Access status updated?
I also encourage you to report any secondary employment in Pure as soon as possible. The deadline for this is March 1, 2025. If you are unsure how to proceed, you can find guidance here. Questions about Open Access can be directed to the Open Access support team at oa@kb.dk , and general questions about Pure registration can be directed to Anne Korsgaard Kjeldahl from AU Library at akk@kb.dk .
Timetable (PLAN) now rolling out for 2nd and 3rd semester instructors and secretaries
Instructors and secretaries for the 2nd and 3rd semesters of the Master’s program will encounter Timetable (the PLAN scheduling system) in the spring. The department gained initial experience this past fall when the 1st semester course, Clinic and Disease Theory 1, transitioned to the system. Now, it will be rolled out further.
Instructors affected in the 2nd and 3rd semesters will receive notifications from HE Studies regarding the system’s introduction, so remember to check your clin-mail for updates.
Timetable was introduced at Aarhus University in 2021, and as you may have heard, the Department of Clinical Medicine has invested considerable resources in tailoring the schedule to suit both instructors and predefined frameworks.
Best regards
Jørgen Frøkiær