Nyhedsbrev / Newsletter September 2022

English version below

Kære alle

Jeg håber, at I har haft en god sommer. Efteråret er nu over os, og mørke skyer er allerede trukket ind over universitetet, der er presset af en kombination af stigende driftsomkostninger og faldende indtægter. Det kommer vi også til at mærke her på instituttet, der ligesom resten af universitetet bl.a. må indstille sig på et midlertidigt ansættelsesstop. Efterårets første nyhedsbrev skal dog ikke kun handle om besparelser og presset økonomi. I vil også kunne læse om indvielsen af Forum-bygningen, status for den fælles forskningsstrategi mellem Health og AUH, lidt om de kommende MUS-runder og meget andet.

Presset økonomi udløser ansættelsesstop på AU
Som universitetsledelsen meldte ud sidste uge, står AU over for en markant nedjustering af årets resultat som følge bl.a. af de eksplosivt stigende elpriser. For at få balance i budgettet har universitetsledelsen besluttet, at der skal indføres kvalificeret ansættelsesstop – i første omgang gældende til årets udgang. Et større arbejde er samtidig iværksat for at undersøge, hvordan universitetet kan reducere driftsudgifterne til især strøm. Vi ved endnu ikke, præcis hvordan og i hvilket omfang IKM vil blive påvirket af disse besparelser, men institutledelsen vil nøje overveje, hvordan vi bedst kommer igennem også denne besparelse. I mellemtiden vil jeg opfordre jer alle til at være ekstra opmærksomme på at slukke computere, lys og andet elektronisk udstyr, når det ikke er i brug.

Forum officielt indviet – IKM flytter 19. september
Onsdag den 7. september var den officielle indvielse af Forum-bygningen, der kommer til at huse mange af AUHs og universitetets grupper og funktioner – heriblandt Institut for Klinisk Medicins sekretariat. Flytningen er godt i gang, og i disse dage er Forum Dyrestald blevet taget i brug. Derudover er Steno Diabetes Center Aarhus flyttet ind i deres lokaler, og den 19. september vil IKM´s sekretariat flytte ind på plan 10, hvor vi kommer til at dele etage med Klinisk Farmakologisk Afdeling og Funktionelle Lidelser. Når alt er på plads, vil vi invitere jer medarbejdere til en lille housewarming i det nye domicil. I vil høre mere her om senere. Eventuelle spørgsmål til Forum og flytteprocessen bedes rettet til flyttekoordinator Filippo Peder D’Andrea.

Flere beretninger om krænkelser af studerende
På Institut for Klinisk Medicin har vi stort fokus på at skabe gode arbejdsvilkår og trygge rammer - ikke kun for vores ansatte, men i høj grad også for vores studerende, da trivslen for de unge er helt afgørende for, at de kan fokusere på at blive gode læger. Og jeg vil gerne takke alle jer, der bidrager til, at de allerfleste af vores medicinstuderende har supergode og lærerige forløb på de kliniske afdelinger og i forskningsmiljøerne.

Vi er dog i institutledelsen på det seneste blevet opmærksomme på en række episoder, hvor studerende har følt sig krænket eller dårligt behandlet i forbindelse med forløb på kliniske afdelinger. Episoderne spænder fra upassende bemærkninger om studerendes udseende, ydmygende kommentarer til bemærkninger med seksuelle undertoner og uønskede berøringer. Nogle episoder kan kategoriseres som ekstremt dårlig dømmekraft, men i de værste tilfælde lader der til at være tale om bevidst misbrug af en magtposition over for en ung kollega. I alle tilfælde er der tale om uacceptabel adfærd. Vi har bedt kursuslederne om at understrege over for alle studerende, at instituttet har nul tolerance over for den slags, og at de studerende altid kan henvende sig til studievejlederne og få anonym rådgivning, hvis de oplever krænkelser af den ene eller anden karakter. Samtidig vil jeg opfordre alle til at sige fra og agere, hvis I er vidne til eller får viden om krænkelser.

Fælles forskningsstrategi er sendt i høring
Den fælles forskningsstrategi mellem AUH og AU Health, som jeg har omtalt i et tidligere nyhedsbrev, er nu sendt i høring hos alle fakultetets institutter. Strategien er primært blevet til i samarbejde mellem Institut for Klinisk Medicin og Aarhus Universitetshospital. Arbejdet med strategien har været i gang i en længere periode, bl.a. på et fælles forskningsstrategiseminar den 8. - 9. november 2021, hvor Health deltog. Fakultetsledelsen besluttede i foråret 2022, at der skulle være en større synliggørelse af universitetet, og koblingen til fakultetets overordnede strategier og indsatser er derfor blevet tydelig, og Health står nu som afsender. Strategien er nu sendt til alle fakultetets institutter, og på IKM har den udvidede lederkreds og forskningslederne af større grupper/centre samt IKMs Forskningsråd modtaget den for at give høringsmulighed til de af jer i lederkredsen, som ikke har ansættelse på Aarhus Universitetshospital, eller som er ansat som akademiske koordinatorer på regionshospitalerne. Vi opfordrer til drøftelse af forskningsstrategien lokalt og beder om, at I hver især samler jeres høringssvar og senest 23. september sender til Anne Mette Øeby/amo@clin.au.dk.

De årlige lønforhandlinger er nu afsluttet
De årlige lønforhandlinger på Institut for Klinisk Medicin er nu afsluttede. Der var kommet indstillinger til lønforbedring fra både medarbejdere, TR og ledelsen, og cirka 2/3 af ansøgningerne har kunnet imødekommes med kvalifikationstillæg og engangsvederlag, mens cirka 1/3 af ansøgerne har fået afslag på indstillingen. Det skal understreges, at afslag er ikke et udtryk for manglende anerkendelse, men primært udtryk for, at den givne økonomiske ramme ikke muliggør at tilgodese alle. Man er velkommen til at kontakte nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller undertegnede for en uddybende begrundelse af lønforhandlingsresultatet. Alle indstillede medarbejdere har modtaget tilbagemeldinger i e-Boks via HR, og alle kvalifikationstillæg og løngruppeskift er pensionsgivende og udbetales med tilbagevirkende kraft til 1. april 2022. En stor tak til de forhandlingsberettigede tillidsrepræsentanter for endnu engang at indgå i gode og konstruktive forhandlinger.

MUS-sæsonen står for døren
Det er blevet efterår og dermed sæson for den årlige medarbejderudviklingssamtale. Jeg vil igen benytte lejligheden til at minde om, at MUS ikke kun er et ledelsesredskab, men også jeres mulighed for at tale om trivsel, udvikling, ambitioner og faglige drømme med en leder, der har sat tid af til formålet. De af jer, som har dobbelt ansættelse, kan ønske at holde MUS med både AU og RM-leder samtidig, hvis det giver mening, mens kliniske lektorer med beskeden tilknytning til universitetet og ph.d.-studerende ikke tilbydes MUS i traditionel forstand. På Institut for Klinisk Medicin har vi aftalt, at ph.d.-studerende inkorporerer samtalen om kompetencer og trivsel i vejledersamtalerne, mens kliniske lektorer samles af lærestolsprofessorerne til MUS eller GRUS i mindre grupper. Uanset ansættelsesforhold kan I hente samtaleguider og vejledninger på dansk og engelsk på www.au.dk/mus.

Hvis I er i tvivl om, hvem I skal til MUS med, så kontakt sekretariatsleder Emil Kvist Enggaard på eke@clin.au.dk/ 93508275.Ledere, der bruger IT-systemet AUHRA, hvor MUS-modulet er tilgængeligt, skal være opmærksomme på overgangen til det nye system mitHR i slutningen af året. Eventuelle spørgsmål i den forbindelse rettes til ledende HR-partner Louise Jensen loje@au.dk/22397835

Medical Innovation Day 2022: Invitation til entreprenante og nysgerrige sjæle
Fakultetet inviterer igen i år til arrangementet Medical Innovation Day, hvor forskere, fonde og investorer præsenterer forskningsidéer, der har potentiale til også at blive en god forretning, og diskuterer mulighederne for at bedrive medicinsk og teknologisk innovation som sundhedsforsker.
Arrangementet er et must for de af jer, der vil videre mere om sundhedsinnovation og i særdeleshed om årets tema ’What are the implications of post-marketing studies on innovation and future clinical trials?’: torsdag d. 27. oktober 2022 på AUH. Tilmelding via Conference Manager senest d. 3. oktober.

Med venlig hilsen
Jørgen Frøkiær

Dear All

I hope you had a good summer. Autumn is now here, and menacing clouds are coming towards the university, which is under pressure from a combination of rising operating costs and falling revenues. We will also notice this here at the department, which, like the rest of the university, i.a. must agree to a temporary suspension of employment. However, the first newsletter of the autumn must not only be about savings and ailing economy. You will also be able to read about the inauguration of the Forum building, the status of the joint research strategy between Health and AUH, a little about the upcoming MUS rounds and much more.

The ailing economy triggers a hiring freeze at AU
As the university management announced last week, AU is facing a significant downward adjustment of the year's result as a result of, among other things, the explosively rising electricity prices. In order to balance the budget, the university management has decided that a qualified hiring freeze must be introduced - initially valid until the end of the year. At the same time, a major project has been launched to investigate how the university can reduce operating expenses, especially for electricity. We do not yet know exactly how and to what extent IKM will be affected by these savings, but the department management will carefully consider how we can best get through this saving as well. In the meantime, I would encourage all of you to take extra care to turn off computers, lights and other electronic equipment when not in use.

Forum officially inaugurated – IKM moves September 19
September 7 was the official inauguration date of the Forum building, which will house many of AUH's and the university's groups and functions – including the Department of Clinical Medicine's secretariat. The move is well under way, and these days Forum Dyrestald has been put into use. In addition, Steno Diabetes Center Aarhus has moved into their offices, and on September 19 IKM's secretariat will move into floor 10, where we will share a floor with the Department of Clinical Pharmacology and Functional Disorders. When everything is in place, we will invite you employees to a small housewarming in the new domicile. You will hear more about this later. Any questions about the Forum and the relocation process should be directed to relocation coordinator Filippo Peder D'Andrea.

More reports of student abuse
At the Department of Clinical Medicine, we have a strong focus on creating good working conditions and a safe environment - not only for our employees, but to a large extent also for our students, as the well-being of the young people is absolutely crucial for them to focus on becoming good doctors. And I would like to thank all of you who contribute to the vast majority of our medical students having excellent and educational courses in the clinical departments and in the research environments. However, we in the department management have recently become aware of a number of episodes where students have felt violated or badly treated in connection with courses in clinical departments. The episodes range from inappropriate remarks about students' appearance, humiliating comments to remarks with sexual undertones and unwanted touching. Some episodes can be categorized as extremely poor judgement, but in the worst cases there seems to be a deliberate abuse of a position of power towards a young colleague. In all cases, this is unacceptable behaviour. We have asked the course leaders to emphasize to all students that the department has zero tolerance for this kind of behavior and that the students can always turn to the study advisors and get anonymous advice if they experience violations of one nature or another. At the same time, I would encourage everyone to speak up and take action if you witness or become aware of violations.

Joint research strategy has been submitted for consultation
The joint research strategy between AUH and AU Health, which I mentioned in a previous newsletter, has now been sent for consultation to all the faculty's departments. The strategy has primarily been created in collaboration between the Department of Clinical Medicine and Aarhus University Hospital. Work on the strategy has been ongoing for a long period, i.a. at a joint research strategy seminar on November 8-9 2021, in which Health participated. The faculty management decided in the spring of 2022 that there should be greater visibility of the university, and the link to the faculty's overall strategies and efforts has therefore become clear, and Health is now the sender. The strategy has now been sent to all the faculty's departments, and at IKM the extended leadership team and the research leaders of larger groups/centres as well as IKM's Research Council have received it to give those of you in the leadership team who are not employed at Aarhus University Hospital, or who are employed as academic coordinators at the regional hospitals. We encourage discussion of the research strategy locally and ask that you each collect your consultation responses and send them to Anne Mette Øeby/amo@clin.au.dk no later than September 23.

The annual pay negotiations have now been completed
The annual pay negotiations at the Department of Clinical Medicine have now been completed. There had been suggestions for salary improvement from both employees, TR and the management, and approximately 2/3 of the applications could be met with a qualification supplement and one-off remuneration, while approximately 1/3 of the applicants had the recommendation rejected. It must be emphasized that refusal is not an expression of lack of recognition, but primarily an expression that the given financial framework does not make it possible to accommodate everyone. You are welcome to contact the immediate manager, union representative or the undersigned for a more in-depth explanation of the salary negotiation result. All nominated employees have received feedback in e-Boks via HR, and all qualification supplements and salary group changes are pensionable and are paid retroactively to April 1 2022. A big thank you to the trade union representatives entitled to negotiations for once again entering into good and constructive negotiations.

The MUS season is here
It is autumn and thus the season for the annual employee development interview. I would again like to take this opportunity to remind you that MUS is not only a management tool, but also your opportunity to talk about well-being, development, ambitions and professional dreams with a manager who has set aside time for the purpose. Those of you who have dual employment may wish to hold MUS with both AU and RM leader at the same time, if it makes sense, while clinical lecturers with a modest connection to the university and PhD students are not offered MUS in the traditional sense. At the Department of Clinical Medicine, we have agreed that PhD students incorporate the conversation about competences and well-being in the supervisor interviews, while clinical lecturers are brought together by the chair professors for MUS or GRUS in smaller groups. Regardless of employment status, you can download interview guides and instructions in Danish and English at www.au.dk/mus. If you are in doubt about who you are going to MUS with, contact head of secretariat Emil Kvist Enggaard at eke@clin.au.dk/ 93508275. Managers who use the IT system AUHRA, where the MUS module is available, must be aware on the transition to the new system mitHR at the end of the year. Any questions in this connection should be directed to senior HR partner Louise Jensen loje@au.dk/22397835

Medical Innovation Day 2022: Invitation to enterprising and curious souls
This year, the faculty again invites to the event Medical Innovation Day, where researchers, foundations and investors present research ideas that have the potential to also become a good business, and discuss the possibilities of conducting medical and technological innovation as a health researcher.The event is a must for those of you who want to learn more about health innovation and in particular about this year's theme 'What are the implications of post-marketing studies on innovation and future clinical trials?': Thursday October 27 2022 at AUH. Registration via Conference Manager no later than October 3.

Best regards
Jørgen Frøkiær