Nyhedsbrev / Newsletter June 2022

9. juni 2022

See English version below

Kære alle

Endnu en gang er det tid til seneste nyt fra instituttet. Jeg vil starte med at takke alle jer, der deltog i det virtuelle medarbejdermøde den 20. maj. I bunden af dette nyhedsbrev vil alle jer, der ikke havde mulighed for at deltage i mødet, kunne læse et referat fra mødet. Derudover indeholder nyhedsbrevet lidt om opfølgningen på KVINFO-undersøgelsen, det nye ligestillingsudvalg på Health, hvor IKM er repræsenteret med to medlemmer, og lidt om et øget fokus på det regionale samarbejde og trivslen blandt de medicinstuderende.

Opfølgning på KVINFO-undersøgelsen
Vi har med KVINFOs undersøgelse af forskelsbehandling på baggrund af køn og uønsket seksuel opmærksomhed taget fat på et emne, der kommer til at kræve opmærksomhed fra os alle, nemlig opfølgning på KVINFO-undersøgelsen, som både kiggede på krænkende adfærd og lige muligheder.

Lige muligheder gælder for alle; det er uanset køn, uanset baggrund, uanset nationalitet. På grund af KVINFO-undersøgelsen er vi lige nu særligt opmærksomme på uligheder relateret til køn. Vi ser en iøjnefaldende forskel mellem fordelingen af kvinder og mænd blandt professorer sammenlignet med fordelingen ved indgangen til medicinstudiet for de selvsamme årgange. Der er mange forklaringer herpå, men skal vi ændre fordelingen, så skal vi ændre en kultur. Det er svært. Se til inspiration videoen Giv forbedringerne et skub – Move the elephant for inclusiveness.

AU har en række tilbud til medarbejdere, som oplever eller udøver krænkende adfærd. Disse tilbud supplerer, men erstatter ikke hver vores indsats i hverdagen, herunder at tale med kolleger og ledere.

AU’s hjemmeside om krænkende adfærd: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/psykiskarbejdsmiljoe/kraenkendeadfaerd
AU’s psykologordning med tilbud om tre anonyme samtaler: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/psykiskarbejdsmiljoe/psykologisk-raadgivning
Whistleblowerordning for Aarhus Universitet: https://medarbejdere.au.dk/whistleblowerordning

Nyt ligestillingsudvalg på Health
Det er ikke kun her på instituttet, at der er stort fokus på ligestilling og arbejdet for at skabe lige vilkår for alle køn. Health har således nedsat et nyt ligestillingsudvalg, hvis ambition er at skabe ligestilling mellem køn for både ansatte og studerende. Udvalget vil fremme initiativer på tværs af fakultetet, som bidrager til ligestilling mellem køn. Det gælder både for studerende, videnskabeligt ansatte, teknisk-administrativt personale og ledere. Udvalget består af 12 medlemmer, der hver udpeges for en periode på tre år, mens dekanen er fast medlem og sidder for bordenden som for person.

Vi har på Institut for Klinisk Medicin udpeget lærestolsprofessor i neurologi Henning Andersen til at være IKM’s repræsentant i udvalget. Klinisk professor Ida Vogel – også fra IKM – er også medlem af udvalget, da hun er udpeget af dekanen. Jeg vil gerne takke dem begge for at lægge kræfter i netop denne dagsorden.

Øget fokus på det regionale samarbejde
Det er nu ved at være nogle måneder siden, at vi ændrede organisationen i institutledelsen med to nye viceinstitutledere. Således blev den tidligere stilling som viceinstitutleder for forskning og talent splittet op i to – primært i et forsøg på at styrke det regionale samarbejde og øge instituttets synlighed over for de matrikler og enheder i regionen, der ikke har en klar og tydelig indgang til instituttets ledelse. Jeppe Lange blev derfor ansat i en ny stilling som viceinstitutleder for det regionale samarbejde, da det er et område, som har et stort uforløst potentiale. Med de organisatoriske ændringer, som konstant pågår på hospitalsområdet i Region Midtjylland, ligger en væsentlig del af behandlingen af de ikke-højtspecialiserede forløb således nu på regionshospitalerne. Der vil derfor fremadrettet pågå et løbende arbejde med at identificere de eksisterende faglige fyrtårne, og de som har mulighed for at udvikle sig til faglige fyrtårne, i det regionale forskningslandskab, med den rette støtte fra de akademiske koordinatorer og lærestolsprofessorerne for de relevante specialer. ”Det er en spændende og udfordrende opgave at styrke det allerede gode samarbejde, som findes mellem Region Midtjylland og Institut for Klinisk Medicin. Selv om det går super flot, som også de senere års internationale rankings viser, at der stadig rigtig mange tråde, som kan samles, for at vi til fulde udnytter det potentiale, som ligger i det gode samarbejde,” siger Jeppe Lange.

Langt de fleste medicinstuderende trives
De medicinstuderendes trivsel er helt afgørende for, at de kan fokusere på at blive gode læger. Derfor er det meget glædeligt, at Uddannelses- og Forskningsministeriets studieundersøgelse, der gennemføres hvert andet år, viser, at de fleste af vores medicinstuderende trives – ikke mindst set i lyset af, at undervisningsaktiviteter i løbet af de seneste to et halvt år har været udfordret under pandemien. Undersøgelsen viser blandt andet, at: 85 procent af de studerende generelt føler sig godt tilpas på uddannelsen. 90 procent finder det faglige miljø godt. På den negative side oplever 46 procent af de studerende ensomhed, mens 15 procent har oplevet stresssymptomer i forbindelse med studiet i dagligdagen.

Med venlig hilsen
Jørgen Frøikær

Referat af zoom medarbejdermøde 20. maj 2022
Det gammeldags ”ølkassemøde” er som bekendt svært at gennemføre på en arbejdsplads af vores størrelse, men jeg synes, at det virtuelle møde er en god erstatning og en unik mulighed for at få bragt store og små spørgsmål på banen fra alle afkroge af instituttet. Derfor bliver det næppe det sidste online-medarbejdermøde, vi gennemfører, men skulle nogen af jer have gode idéer til, hvordan vi kan forbedre formatet, må I meget gerne skrive til mig på jf@clin.au.dk.

Som lovet følger her en opsummering af medarbejdermødet.

Mulighed for at samle mail-systemer for dobbeltansatte
En dobbeltansat medarbejder havde før fredagens møde i en mail luftet sin irritation over, at han både skulle tjekke sin regions-mail og sin IKM-mail og spurgte, om det er muligt at finde løsning, hvor dobbeltansatte kan nøjes med at tjekke én mail.

Det korte svar er, at det ikke er praktisk muligt. Som ansat i to organisationer har I en arbejdsgiver i regionen og en arbejdsgiver i staten, der skal kunne komme i kontakt med jer via en formel kanal.

Hvis I er ansat på Institut for Klinisk Medicin – også selv om det blot er 20 procents ansættelse – skal I også sørge for at tjekke jeres clin-mail. Det er den, vi bruger, når der udgår fællesmails, og det er den, man kan slå op i AU-systemet. Det er kun jer, der arbejder i regionen – og os, der er koblet op via Incuba – der har adgang til at slå jeres RM-mailadresser op. Kolleger i Universitetsparken og folk udefra har kun adgang til informationerne i jeres Pure-profil.

I øjeblikket er det muligt at videresende mails fra den ene mailadresse til den anden. Den mulighed ophører dog muligvis af hensyn til GDPR-reglerne.

Mulighed for flere adjunkt- og lektorstillinger
En medarbejder spurgte, om der er tiltag, der kan bane vej for flere adjunkt- og lektorstillinger på Institut for Klinisk Medicin. Hun skriver blandt andet, at det er ”svært at fastholde ekspertviden, når det primært er ph.d.-studerende og postdocs, der udvikler og er superbrugere på nye avancerede metoder. Samtidig løber vi andre stærkt for at undervise/vejlede.”Der er intet, vi hellere ville end at etablere flere forskningsstillinger, som kan hjælpe med at højne niveauet i forskningsmiljøet. Vores budget består af tre indtægtskilder: penge fra uddannelse, penge fra universitetet og midler fra eksterne bevillinger, som går direkte modtagerne. Dermed har vi altså en begrænset mængde midler, som indgår i det budget, der fastlægges i starten af året. Dette budget giver os desværre ikke mulighed for at ansætte flere adjunkter og lektorer. Faktisk er vi lige nu i en situation, hvor vi kommer til at mangle STÅ-midler, fordi de studerende tager orlov. På mødet blev der spurgt om, hvorvidt såkaldte bench fees i forbindelse med eksterne bevillinger kunne bruges som finansiering af ekstra ansættelser – blandt andet med inspiration fra andre institutter og fakulteter. Her er det dog vigtigt at understrege, at eventuelt tilføjede midler kun vil være til rådighed i bevillingsperioden og vil dermed ikke øge antallet af langtidsansatte, men kun midlertidige ansættelser.

Lang sagsbehandling ved ansættelser
Et af forskningsmiljøerne spurgte til de lange sagsgange ved ansættelser. Det er rigtigt, at ansættelser på universitetet kan være længe undervejs. Noget har vi indflydelse på selv, og andet har vi ingen mulighed for at påvirke. Det, vi især ser som forsinkende led, og som vi selv har indflydelse på, er bedømmelsesarbejdet. Ved de kliniske og eksterne lektorater har vi problemer både med at finde villige bedømmere og med at få jer til at aflevere bedømmelser. Det gør vi noget ved. Vi arbejdet i øjeblikket med muligheden for en turnus-ordning for interne bedømmere, som I vil høre nærmere om. Ved eksterne bedømmelser er der grænser for, hvis vi kan gøre, men problematikken er tilsvarende: det er bedømmelserne, der er den største tidsrøver. Sidste år behandlede vi mellem 400 og 500 ansættelser på instituttet, og processen bliver mere og mere kompleks, men vi gør alt, hvad vi kan i samarbejde med HR for at få ansættelserne på plads hurtigst muligt, samtidig med at vi holder os inden for de gældende juridiske rammer.

Opfølgning på KVINFO-undersøgelse
På medarbejdermødet blev der blandt andet spurgt til, hvad der kommer til ske som opfølgning på den undersøgelse af forskelsbehandling på baggrund af køn og uønsket seksuel opmærksomhed, som videnscenteret KVINFO har foretaget for instituttet. Der er ikke noget quick fix, der kan afhjælpe de kulturelle og strukturelle udfordringer, som rapporten belyser, men det skal ikke afholde os fra at adressere dem og handle på dem med det samme. Én af de centrale udfordringer, der belyses i rapporten, er den tavshedskultur, som afholder mange fra at sige fra eller tale om deres oplevelser med forskelsbehandling eller uønsket seksuel opmærksomhed. Derfor er det første vigtige skridt, at vi taler om resultaterne i rapporten.

Institutledelsen har bedt den udvidede ledergruppe om at sikre, at der i alle afdelinger og enheder bliver talt om KVINFO-rapportens konklusioner – fx ved at lederkredsen præsenterer resultaterne i deres forskningsmiljøer og hospitalsafdelinger.

Flere i den udvidede lederkreds har efterlyst redskaber, der kan guide snakken lokalt i fagmiljøerne. Derfor har vi rundsendt slides med hovedresultaterne til alle i den udvidede lederkreds, som kan bruges på møder eller morgensamlinger.

Som viceinstitutleder Ellen-Margrethe Hauge rigtignok understregede på mødet, er det i vid udstrækning jer på de respektive afdelinger, der bærer nøglen til et forbedret arbejdsmiljø. I det arbejde er den åbne dialog altafgørende, og vi vil fra institutledelsen iværksætte forskellige initiativer for at stimulere denne dialog. Samtidig vil jeg gerne opfordre jer alle til at prikke jeres nærmeste leder på skulderen, hvis I synes, at det trækker ud med at iværksætte initiativer. I kan i så fald henvise til det, jeg har annonceret: At vi er nødt til at tale om KVINFO-undersøgelsen i alle forskningsmiljøer – og andre miljøer, hvor der er medarbejdere fra Institut for Klinisk Medicin.

Og til jer, der er på hospitalsafdelingerne: Ingen vil tvinge vores hospitalsansatte kolleger med i snakken, men de er meget velkomne til at være med. Derudover undersøger institutledelsen i øjeblikket muligheden for at lave et dilemmaspil om forskelsbehandling og uønsket seksuel opmærksomhed. Lidt som instituttets dilemmaspil om forskningsintegritet, som mange har været glade for. Det arbejde er work in progress, så I skal ikke læne jer tilbage og vente på, at der måske kommer et spil efter sommerferien, men tage hul på snakken lokalt. Det her er ikke et arbejde, der er overstået næste år – det kommer til at fortsætte, og vi kommer til at arbejde langsigtet, også med karriereudvikling med fokus på ligestilling.

Newsletter

Dear All

Once again, it's time for the latest news from the department. I would like to start by thanking all of you who attended the virtual staff meeting on May 20. At the bottom of this newsletter you can read the minutes from the meeting. The newsletter contains a little about the follow-up of the KVINFO survey, the new gender equality committee at Health, where IKM is represented with two members, and a little about an increased focus on regional cooperation and well-being among medical students.

Follow-up on the KVINFO survey
With KVINFO's study of discrimination on the basis of gender and unwanted sexual attention, we have addressed an issue that will require attention from all of us, namely follow-up on the KVINFO study, which looked at both abusive behavior and equal opportunities.

Equal opportunities apply to everyone; it is regardless of gender, regardless of background, regardless of nationality. Due to the KVINFO survey, we are currently paying particular attention to inequalities related to gender. We see a striking difference between the distribution of women and men among professors compared with the distribution at the beginning of the study of medicine for the same cohorts. There are many explanations for this, but if we are to change the distribution, then we must change a culture. It is difficult. Watch the inspiration video Give the improvements a push - Move the elephant for inclusiveness.

AU has a number of offers for employees who experience or engage in abusive behavior. These offers complement but do not each replace our efforts in everyday life, including talking to colleagues and managers.

• AU’s website on abusive behavior: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/psykiskarbejdsmiljoe/kraenkendeadfaerd

• AU’s psychologist scheme with offers of three anonymous interviews: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/psykiskarbejdsmiljoe/psykologisk-raadgivning

• Whistleblower scheme for Aarhus University: https://medarbejdere.au.dk/whistleblowerordning

New Gender Equality Committee at Health
It is not only here at the department that there is a strong focus on equality and the work to create equal conditions for all genders. Health has thus set up a new gender equality committee, whose ambition is to create gender equality for both employees and students. The committee will promote initiatives across the faculty that contribute to gender equality. This applies to students, academic staff, technical-administrative staff and managers. The committee consists of 12 members, each appointed for a period of three years, while the dean is a permanent member and sits at the end of the table as a front person. At the Department of Clinical Medicine, we have appointed Henning Andersen, professor of neurology, to be IKM's representative on the committee. Clinical professor Ida Vogel - also from IKM - is also a member of the committee, as she is appointed by the dean. I would like to thank them both for putting effort into this agenda.

Increased focus on regional cooperation
It is now about a few months since we changed the organization of the department management with two new deputy department heads. Thus, the previous position as deputy head of research and talent was split in two - primarily in an attempt to strengthen regional cooperation and increase the department's visibility to those registers and units in the region that do not have a clear and distinct entrance to the department's management. Jeppe Lange was therefore hired in a new position as deputy head of the regional cooperation, as it is an area that has great untapped potential. With the organizational changes that are constantly taking place in the hospital area in the Central Jutland Region, a significant part of the treatment of the non-highly specialized processes is now in the regional hospitals. Going forward, therefore, ongoing work will be done to identify the existing academic beacons, and those that have the opportunity to develop into professional lighthouses, in the regional research landscape, with the right support from the academic coordinators and chair professors for the relevant specialties. “It is an exciting and challenging task to strengthen the already good collaboration that exists between the Central Jutland Region and the Department of Clinical Medicine. Even though it is going super well, as the international rankings of recent years show, there are still a lot of threads that can be gathered so that we can fully utilize the potential that lies in the good collaboration, ”says Jeppe Lange.

The vast majority of medical students thrive
The well-being of medical students is absolutely crucial in order for them to be able to focus on becoming good doctors. Therefore, it is very gratifying that the Ministry of Education and Research's study, which is conducted every two years, shows that most of our medical students thrive - not least in light of the fact that teaching activities have been challenged over the past two and a half years. during the pandemic. The survey shows, among other things, that: 85 percent of students generally feel comfortable in the education. 90 percent like the professional environment. On the negative side, 46 percent of the students experience loneliness, while 15 percent have experienced stress symptoms in connection with the study in everyday life.

Best regards
Jørgen Frøkiær

Minutes of Zoom employee meeting May 20 2022

As you know, the old-fashioned information meetings are difficult to carry out in a workplace of our size, but I think that the virtual meeting is a good replacement and a unique opportunity to bring big and small questions to the forefront from all corners of the department. Therefore, it will hardly be the last online employee meeting we conduct, but should any of you have good ideas on how we can improve the format, you are very welcome to write to me at jf@clin.au.dk.

As promised, here is a summary of the employee meeting.

Possibility to assemble mail systems for dual employees
Before the meeting, a double employee had in an email aired his irritation that he should check both his regional email and his IKM email and asked if it is possible to find a solution where double employees can just check one email.

The short answer is that it is not practically possible. As an employee of two organizations, you have an employer in the region and an employer in the state who must be able to get in touch with you via a formal channel.

If you are employed at the Department of Clinical Medicine - even if it is only 20 percent employment - you must also make sure to check your clin mail. This is the one we use when sending out joint emails, and this is the one you can look up in the AU system. Only you who work in the region - and us who are connected via Incuba - have access to look up your RM email addresses. Colleagues in Universitetsparken and people from outside only have access to the information in your Pure profile.

It is currently possible to forward emails from one email address to another. However, that possibility may cease for the sake of the GDPR rules.

Opportunity for several assistant professor and associate professor positions
An employee asked if there were any initiatives that could pave the way for more assistant professor and associate professor positions at the Department of Clinical Medicine. She writes, among other things, that it is “difficult to maintain expert knowledge when it is primarily PhD students and postdocs who develop and are super users of new advanced methods. At the same time, we run strong to teach / guide. ”There is nothing we would rather do than establish more research positions that can help raise the level of the research environment. Our budget consists of three sources of income: money from education, money from the university and funds from external grants that go directly to the recipients. This means that we have a limited amount of funds that are included in the budget that is determined at the beginning of the year. Unfortunately, this budget does not allow us to hire more assistant professors and associate professors. In fact, right now we are in a situation where we are going to lack STAND funds because the students are taking leave. At the meeting, it was asked whether so-called bench fees in connection with external grants could be used to finance extra employment - among other things with inspiration from other departments and faculties. Here, however, it is important to emphasize that any added funds will only be available during the grant period and will thus not increase the number of long-term employees, but only temporary employment.

Long case processing when hiring
One of the research communities asked about the lengthy procedures for hiring. It is true that hiring at the university can be a long way off. Some we have influence over ourselves, and other things we have no opportunity to influence. What we especially see as delaying links, and which we ourselves have an influence on, is the assessment work. At the clinical and external lectureships, we have problems both with finding willing assessors and with getting you to submit assessments. We're doing something about it. We are currently working on the possibility of a rotation scheme for internal assessors, which you will hear more about. In external assessments, there are limits to if we can do, but the problem is similar: it is the assessments that are the biggest time waster. Last year, we processed between 400 and 500 appointments at the department, and the process is becoming more and more complex, but we are doing everything we can in collaboration with HR to get the appointments in place as soon as possible, while staying within the applicable legal framework.

Follow-up on KVINFO survey
We were among other things asked, what will happen as a follow-up to the study of discrimination on the basis of gender and unwanted sexual attention, which the knowledge center KVINFO has carried out for the department. There is no quick fix that can address the cultural and structural challenges that the report highlights, but that should not deter us from addressing them and acting on them immediately. One of the key challenges highlighted in the report is the culture of silence that keeps many from speaking out or talking about their experiences of discrimination or unwanted sexual attention. Therefore, the first important step is that we talk about the results of the report. The department management has asked the extended management team to ensure that the conclusions of the KVINFO report are discussed in all departments and units - for example by the management circle presenting the results in their research environments and hospital departments.

Several in the extended leadership circle have called for tools that can guide the conversation locally in the professional environments. Therefore, we have circulated slides with the main results to everyone in the extended leadership circle, which can be used at meetings or morning meetings. As Deputy Head of Department Ellen-Margrethe Hauge rightly emphasized at the meeting, it is largely you in the respective departments who carry the key to an improved working environment. In that work, the open dialogue is crucial, and we from the department management will launch various initiatives to stimulate this dialogue. At the same time, I would like to encourage all of you to pat your immediate leader on the shoulder if you think it takes time to take initiatives. In that case, you can refer to what I have announced: That we need to talk about the KVINFO study in all research environments - and other environments where there are employees from the Department of Clinical Medicine.

And to you who are in the hospital wards: No one wants to force our hospital staff colleagues into the conversation, but they are very welcome to join. In addition, the department management is currently investigating the possibility of making a dilemma game about discrimination and unwanted sexual attention. A bit like the department's dilemma game about research integrity, which many have been pleased about. That work is work in progress, so you do not have to sit back and wait for a game to come after the summer holidays, but start the conversation locally. This is not a job that is over next year - it will continue, and we will work long-term, also with career development with a focus on gender equality.

Best regards
Jørgen Frøkiær